PROCESO DE ATENCIÓN A DERECHOS ARCO

1. Objetivo

El presente documento tiene como objetivo establecer de manera formal, detallada y transparente el proceso que Atomic Solutions S.A.P.I. de C.V. (en adelante "Atomic Solutions") implementa para la recepción, gestión, resolución y respuesta de las solicitudes de ejercicio de Derechos ARCO (Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición) que presenten los titulares de datos personales, en cumplimiento de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP) y su Reglamento.

Este proceso garantiza que todo titular de datos personales tratados por Atomic Solutions pueda ejercer sus derechos de forma sencilla, gratuita (en su primera solicitud), oportuna y efectiva.

2. Alcance

Este procedimiento aplica a:

• Toda persona física cuyos datos personales sean tratados por Atomic Solutions en cualquiera de sus plataformas, sistemas, bases de datos o procesos internos.
• Solicitudes presentadas directamente por el titular o a través de su representante legal debidamente acreditado.
• Todos los departamentos, áreas y colaboradores de Atomic Solutions que participen en el tratamiento de datos personales.
• Datos personales contenidos en cualquier medio, ya sea físico o electrónico.
• Todas las plataformas tecnológicas operadas por la empresa, incluyendo: Mis Bonos, Resultados, Metas, RinoPlugin, RinoKey, Polaris y Orion.

3. Marco legal

El proceso de atención a Derechos ARCO se fundamenta en:

• Artículos 22 a 35 de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP).
• Artículos 89 a 109 del Reglamento de la LFPDPPP.
• Lineamientos del Aviso de Privacidad emitidos por la Secretaría de Economía (DOF 17/01/2013).
• Criterios y recomendaciones emitidos por el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI).
• Artículos 6 y 16 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

4. Definición de Derechos ARCO

5. Titular y legitimación

5.1 ¿Quién puede ejercer los Derechos ARCO?

• El titular de los datos personales — La persona física a quien corresponden los datos.
• Representante legal del titular — Persona que acredite mediante instrumento público (poder notarial) o carta poder firmada ante dos testigos, que actúa en nombre y representación del titular.
• Representante del titular incapaz o fallecido — Tutor, curador o albacea, según corresponda, con documentación que acredite su carácter.

5.2 Acreditación de identidad

Para garantizar que la solicitud proviene del titular legítimo o de su representante autorizado, se requiere presentar:

• Copia legible de documento oficial vigente con fotografía: Credencial para votar (INE/IFE), Pasaporte mexicano vigente, Cédula profesional o Forma migratoria vigente.
• En caso de representante legal: poder notarial o carta poder simple firmada ante dos testigos, acompañada de copias de identificación tanto del representante como del titular.

6. Canal de recepción de solicitudes

Atomic Solutions pone a disposición de los titulares los siguientes canales para la presentación de solicitudes de Derechos ARCO:

6.1 Canal principal — Correo electrónico

6.2 Canal presencial

Todas las solicitudes recibidas serán canalizadas al Oficial de Protección de Datos para su registro, evaluación y seguimiento.

7. Requisitos de la solicitud

Conforme al artículo 29 de la LFPDPPP y artículo 92 de su Reglamento, la solicitud de ejercicio de Derechos ARCO deberá contener, como mínimo, la siguiente información:

8. Diagrama del proceso

El siguiente diagrama ilustra las etapas principales del proceso de atención a Derechos ARCO:

9. Proceso detallado paso a paso

Paso 1 — Recepción de la solicitud

1. El titular o su representante presenta la solicitud a través de los canales establecidos (correo electrónico o presencial).
2. El Oficial de Protección de Datos (OPD) o personal autorizado recibe la solicitud.
3. Se genera un acuse de recibo que incluye: número de folio único, fecha y hora de recepción, nombre del titular y tipo de derecho solicitado.
4. Se envía al titular el acuse de recibo por el mismo medio de la solicitud.
5. Se registra la solicitud en el Sistema de Gestión de Solicitudes ARCO interno.

Paso 2 — Verificación de identidad y requisitos

1. El OPD verifica que la solicitud contenga todos los requisitos establecidos en la sección 7.
2. Se valida la identidad del solicitante mediante la documentación proporcionada.
3. En caso de representante legal, se verifica la validez del instrumento de representación.
4. Si la solicitud está incompleta: se notifica al solicitante dentro de los 5 días hábiles siguientes, indicando con precisión qué información o documentos faltan. El solicitante tendrá 10 días hábiles para subsanar.
5. Si la solicitud está completa: se procede a la etapa de evaluación.

Paso 3 — Evaluación y análisis de procedencia

1. El OPD localiza los datos personales del titular en las bases de datos y sistemas de Atomic Solutions.
2. Se identifica qué datos obran en los sistemas, para qué finalidades se tratan y si han sido transferidos.
3. Se evalúa si la solicitud es procedente, parcialmente procedente o improcedente, considerando los supuestos de negativa establecidos en la ley.
4. Se consulta con las áreas internas involucradas (Tecnología, Jurídico, Operaciones) cuando sea necesario.
5. Se prepara el dictamen de resolución con los fundamentos legales correspondientes.

Paso 4 — Resolución y comunicación al titular

1. Dentro del plazo máximo de 20 días hábiles (contados desde la recepción de la solicitud completa), el OPD comunica al titular la determinación.
2. La comunicación incluye: resultado de la solicitud (procedente/improcedente), fundamento legal, descripción de las acciones a realizar, y plazo de ejecución.
3. La respuesta se envía por el medio indicado por el titular en su solicitud.
4. En caso de resolución parcialmente procedente, se detalla qué datos o aspectos proceden y cuáles no, con los motivos correspondientes.

Paso 5 — Ejecución del derecho

1. Si la resolución es procedente, se ejecuta el derecho dentro de los 45 días hábiles siguientes a la comunicación de la respuesta.
2. Acceso: Se prepara y entrega la información solicitada en formato electrónico o físico, según preferencia del titular.
3. Rectificación: Se actualizan los datos personales en todas las bases de datos y sistemas donde obren.
4. Cancelación: Se inicia el periodo de bloqueo y posterior supresión de los datos de las bases de datos activas.
5. Oposición: Se cesa el tratamiento de los datos para las finalidades indicadas por el titular.
6. Se notifica al titular la ejecución efectiva del derecho.

Paso 6 — Cierre y documentación

1. Se documenta el caso completo en el registro interno, incluyendo: solicitud original, documentos de soporte, dictamen, comunicaciones y evidencia de ejecución.
2. Se actualiza el estatus en el Sistema de Gestión de Solicitudes ARCO.
3. Se archiva el expediente conforme a las políticas de conservación documental.
4. Se cierra formalmente el caso.

10. Plazos de atención

11. Costos

El ejercicio de los Derechos ARCO es gratuito. Únicamente podrán realizarse cobros para cubrir los costos de reproducción o envío, conforme a lo siguiente:

• Consulta o respuesta por correo electrónico: Sin costo.
• Copias simples: Costo por hoja según precios de mercado (aplicable solo cuando se soliciten copias físicas).
• Envío postal o mensajería: Costo del servicio a cargo del solicitante cuando este prefiera recibir la respuesta por este medio.

Atomic Solutions no condicionará el ejercicio de los Derechos ARCO al pago de ninguna contraprestación. Los costos de reproducción, en su caso, se informarán al titular previo a la entrega de la información.

12. Supuestos de negativa

De conformidad con los artículos 33 y 34 de la LFPDPPP, Atomic Solutions podrá negar total o parcialmente el ejercicio de Derechos ARCO en los siguientes supuestos:

1. Cuando el solicitante no sea el titular de los datos o no se acredite debidamente la representación legal.
2. Cuando los datos personales no obren en las bases de datos de Atomic Solutions.
3. Cuando exista un impedimento legal o resolución de autoridad competente que restrinja el ejercicio del derecho.
4. Cuando la cancelación u oposición haya sido previamente realizada.
5. Cuando los datos sean necesarios para el cumplimiento de una obligación legal por parte de Atomic Solutions.
6. Cuando la cancelación o el acceso puedan obstaculizar actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos, o el cobro de créditos.
7. Cuando los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular.
8. Cuando los datos sean necesarios para cumplir una relación contractual vigente entre Atomic Solutions y el titular.
9. Cuando la rectificación solicitada no se acompañe de documentación que sustente las modificaciones pretendidas.

13. Procedimiento por tipo de derecho

13.1 Derecho de Acceso

Información que se proporcionará:

• Los datos personales del titular que obran en las bases de datos.
• Las finalidades del tratamiento.
• Las condiciones y generalidades del tratamiento.
• Las transferencias realizadas y los terceros destinatarios.
• El Aviso de Privacidad vigente.

Formato de entrega:

• Documento electrónico enviado por correo electrónico (formato PDF protegido).
• Documento físico (en caso de solicitud expresa del titular, con costo de reproducción).
• Acceso directo en línea a los datos (cuando la plataforma lo permita).

13.2 Derecho de Rectificación

Proceso específico:

1. El titular indica qué datos desea rectificar y proporciona los datos correctos.
2. Se solicitan los documentos que sustenten la modificación (ej: cambio de domicilio = comprobante; cambio de nombre = acta de nacimiento actualizada).
3. Se verifican los documentos presentados.
4. Se actualizan los datos en todas las bases de datos y sistemas donde obren.
5. Se notifica a los terceros a quienes se hayan transferido los datos para que procedan con la rectificación correspondiente.
6. Se confirma al titular la rectificación efectuada.

13.3 Derecho de Cancelación

Proceso específico:

1. Se evalúa si los datos son susceptibles de cancelación o si existe algún impedimento legal.
2. Si procede, se inicia un periodo de bloqueo durante el cual los datos no serán tratados pero se conservarán para atender posibles responsabilidades legales.
3. Transcurrido el periodo de bloqueo (conforme a los plazos de conservación aplicables), se procede a la supresión definitiva de los datos.
4. La supresión se realiza mediante procedimientos de borrado seguro.
5. Se notifica a los terceros a quienes se hayan transferido los datos.
6. Se confirma al titular la cancelación efectuada.

13.4 Derecho de Oposición

Proceso específico:

1. El titular indica las finalidades específicas a las que se opone, proporcionando la causa legítima que motiva su solicitud.
2. Se evalúa si la oposición es procedente, considerando las finalidades primarias y secundarias del tratamiento.
3. Si procede, se cesa el tratamiento para las finalidades indicadas.
4. Se configuran los sistemas para excluir al titular de los procesos correspondientes (ej: listas de exclusión de comunicaciones comerciales).
5. Se confirma al titular el cese del tratamiento.

14. Medios de entrega de información

Las respuestas a las solicitudes ARCO se entregarán por los siguientes medios, según la preferencia del titular:

15. Confidencialidad del proceso

Todo el personal de Atomic Solutions que participe en el proceso de atención a Derechos ARCO está sujeto a:

• Obligaciones de confidencialidad contractuales.
• Prohibición de divulgar, compartir o utilizar la información contenida en las solicitudes para fines distintos a la atención del derecho.
• Restricciones de acceso: solo el personal estrictamente necesario tendrá acceso a los expedientes ARCO.
• Registro de accesos a las solicitudes para fines de auditoría.

La violación de estas obligaciones dará lugar a sanciones disciplinarias y, en su caso, responsabilidad civil o penal.

16. Registro y trazabilidad

Atomic Solutions mantiene un Sistema de Gestión de Solicitudes ARCO que registra:

• Número de folio único para cada solicitud.
• Fecha y hora de recepción.
• Tipo de derecho solicitado.
• Datos del solicitante (titular o representante).
• Canal de recepción.
• Estatus de la solicitud (recibida, en evaluación, resuelta, cerrada).
• Fecha de cada etapa del proceso.
• Resolución emitida y fundamento.
• Fecha de ejecución del derecho.
• Responsable de la atención.
• Comunicaciones realizadas con el titular.

Los registros se conservan por un periodo mínimo de 3 años a partir del cierre de cada solicitud, para efectos de auditoría, rendición de cuentas y posibles procedimientos ante el INAI.

17. Recurso de inconformidad ante el INAI

Si el titular considera que la respuesta a su solicitud de Derechos ARCO no fue satisfactoria, o si no recibió respuesta dentro de los plazos establecidos, tiene derecho a presentar un procedimiento de protección de derechos ante el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI).

17.1 Plazos para acudir al INAI

• 15 días hábiles contados a partir de la fecha en que se comunique la respuesta al titular.
• En caso de falta de respuesta, a partir del día siguiente al vencimiento del plazo de 20 días hábiles.

17.2 Datos del INAI

18. Responsables internos del proceso

19. Indicadores de desempeño

Atomic Solutions monitorea el cumplimiento de este proceso mediante los siguientes indicadores clave de desempeño (KPIs):

Los resultados se reportan trimestralmente a la Dirección General y se utilizan para identificar oportunidades de mejora.

20. Revisión y mejora continua

Este procedimiento será revisado y actualizado de forma:

• Ordinaria: Al menos una vez al año como parte del ciclo de revisión de la Política de Protección de Datos.
• Extraordinaria: Ante cambios legislativos, regulatorios, organizacionales o tecnológicos que impacten el proceso.

Las revisiones incluirán:

1. Análisis de los indicadores de desempeño del periodo.
2. Evaluación de la efectividad de los controles implementados.
3. Identificación de áreas de mejora basadas en la experiencia operativa.
4. Incorporación de mejores prácticas y recomendaciones del INAI.
5. Actualización de procedimientos conforme a cambios normativos.
6. Capacitación al personal involucrado sobre las actualizaciones.

21. Datos de contacto

Para cualquier consulta, solicitud o reclamación relacionada con el ejercicio de Derechos ARCO:

Atomic Solutions reafirma su compromiso con la protección de los datos personales de todos los titulares y con el cumplimiento íntegro de la legislación mexicana en la materia.